Urząd Stanu Cywilnego

ODPIS AKTU URODZENIA, MAŁŻEŃSTWA I ZGONU

Istnieją 3 rodzaje odpisów aktu małżeństwa:

• odpis skrócony - aktualna treść aktu, w której uwzględniono zmiany, jakich dokonano w dokumencie,
• wielojęzyczny odpis skrócony – jeżeli jest potrzebny za granicą, nie wymaga tłumaczenia,
• odpis zupełny - zawiera wszystkie informacje od momentu jego sporządzenia, po ostanie zmiany.

Jak i gdzie złożyć wniosek o wydanie odpisu aktu urodzenia,  małżeństwa i zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczurowej?

Wniosek można złożyć na 3 sposoby:

• osobiście –w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczurowej– wniosek otrzymuje się i wypisuje na miejscu;
• przez Internet – za pośrednictwem skrzynki ePUAP;
• listownie – wypisany wniosek wysyłamy na adres USC.

W jakiej formie można otrzymać odpis?

Odpis aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu można otrzymać w formie:

• papierowej (osobiście, pocztą);
• elektronicznej – dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym można otrzymać na skrzynkę ePUAP (dotyczy wszystkich odpisów za wyjątkiem wielojęzycznego).

Kto może otrzymać odpis aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu?

Odpis może otrzymać każda osoba, której dany akt dotyczy.

O otrzymanie dokumentu dotyczącego innej osoby mogą starać się także:

• współmałżonek,
• zstępni (dzieci, wnuki, prawnuki)
• wstępni (rodzice, dziadkowie, pradziadkowie)
• rodzeństwo,
• przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny,
• osoba wskazująca interes prawny w uzyskaniu odpisu (np. potrzebny do sądu)
• sąd, prokurator,
• organizacje społeczne (jeśli uzasadnią),
• instytucje i urzędy (jeśli uzasadnią),
• pełnomocnicy powyższych.

Jakie dokumenty należy przygotować? 

Jeżeli odpis aktu dotyczy wnioskującego, jego współmałżonka, rodzeństwa lub wstępnych i zstępnych, do wniosku nie trzeba dołączać żadnych dokumentów. W wyjątkowych sytuacjach należy jednak posiadać:

• pełnomocnictwo i dowód opłaty za pełnomocnictwo - jeżeli go udzielono;
• potwierdzenie przelewu - jeżeli uiszczano opłaty za pomocą przelewu bankowego.

Mimo braku konieczności składania jakichkolwiek dokumentów prócz wniosku, warto przygotować dane, które na pewno będą wymagane podczas ubiegania się o odpis, np. : datę i miejsce urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości, datę i miejsce zawarcie małżeństwa oraz imię i nazwisko współmałżonka, datę i miejsce zgonu.

• Wzór wniosku o wydanie odpisu aktu urodzenia - pobierz
• Wzór wniosku o wydanie odpisu aktu małżeństwa - pobierz
• Wzór wniosku o wydanie odpisu aktu zgonu - pobierz
• Wzór wniosku o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego - pobierz

REJESTRACJI ZGONU

Fakt śmierci każdorazowo należy zgłosić w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczurowej w przeciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu, a jeśli zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej – w ciągu 24 godzin. Po dokonaniu zgłoszenia osoba zmarła automatycznie zostaje wymeldowana z miejsca stałego lub tymczasowego pobytu, a jej dowód osobisty zostaje unieważniony.

Zgłoszenia śmierci można dokonać wyłącznie osobiście w urzędzie stanu cywilnego, właściwym dla miejsca zgonu. Tam też otrzymuje się pierwszy akt zgonu.

Kto może zgłosić zgon?

Zgłoszenia zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczurowej może dokonać współmałżonek osoby zmarłej, bądź pozostała rodzina np. dzieci, wnuki, prawnuki czy rodzice, a także brat, siostra, siostrzenica, bratanek i teściowie.

Co należy przygotować by zgłosić zgon w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczurowej?

Należy przygotować:

• kartę zgonu otrzymaną od lekarza, który potwierdził zgon,
• dowód osobisty osoby zmarłej,
• swój dokument tożsamości do okazania – dowód osobisty lub paszport 
• załączyć wzór podania o rejestrację zgonu oraz wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu.

Wzór podania o rejestrację zgonu - pobierz 

ŚLUB CYWILNY

Kto może wziąć ślub cywilny?

Małżeństwo może zostać zawarte przez dwie osoby, które spełniają poniższe warunki:

• oboje są pełnoletni lub, jeśli kobieta jest niepełnoletnia, ale ukończyła 16 lat i posiada zgodę sądu na ślub;
• nie są w żadnym innym związku małżeńskim;
• nie są ze sobą spokrewnieni w linii prostej ani nie są rodzeństwem (wykluczone są pary typu: brat - siostra, ojciec - córka, matka - syn);
• nie są ze sobą spowinowaceni w linii prostej (wykluczone są pary typu: teściowa - zięć, synowa - teść) lub są spowinowaceni, ale uzyskali zgodę sądu;
• nie są w stosunku przysposobienia (adoptowany - rodzic adopcyjny);
• osoby posiadające choroby psychiczne lub niedorozwój umysłowy, które uzyskały odpowiednią zgodę sądu.

Ile wynosi opłata?

 Jaka jest opłata za ślub cywilny? Samo udzielenie ślubu w urzędzie stanu cywilnego w Szczurowej jest bezpłatne. Wnosi się wyłącznie opłatę skarbową za sporządzenie aktu małżeństwa. Opłata jest stała dla każdego i wynosi 84 zł. Opłaty można dokonać na miejscu, przy pierwszej wizycie, w kasie USC lub przelewem na konto urzędu (potrzebny będzie dowód wpłaty).

Dokumenty do ślubu cywilnego:

• dowody tożsamości (dowód osobisty lub paszport - dokument ze zdjęciem), do okazania;
• dowód opłaty skarbowej;
• zezwolenie na zawarcie małżeństwa, jeśli jest potrzebne;

Akt stanu cywilnego urząd pobierze z bazy lub sam uzyska z właściwego urzędu. Nie ma zatem obowiązku dostarczenia aktu, chyba że: przyszły małżonek nie posiada polskich aktów stanu cywilnego, a jest obywatelem Polski - wtedy na spotkanie należy przynieść:

• zagraniczny odpowiednik aktu urodzenia,
• zagraniczny odpowiednik aktu małżeństwa wraz z potwierdzeniem jego ustania/unieważnienia/nieistnienia (jeśli zawarł wcześniej inny związek małżeński),
• jeden z narzeczonych jest cudzoziemcem, wtedy na spotkanie należy przygotować:
• dokument, który potwierdzi, że według prawa obowiązującego w kraju jego pochodzenia, może zawrzeć związek małżeński,
• jeśli zdobycie takiego dokumentu będzie niemożliwe (np. kraj jest w konflikcie wojennym), wystarczy orzeczenie sądu o braku przeciwwskazań do zawarcia małżeństwa,
• jeśli nie da się ustalić stanu cywilnego, urząd może poprosić przyszłego małżonka o dodatkowe dokumenty:
• odpis aktu urodzenia 
• odpis aktu małżeństwa z informacją / potwierdzeniem, że osoba nie jest już w tym związku.

Na spotkaniu w USC należy złożyć również oświadczenia, że nie istnieją żadne okoliczności, które mogłyby uniemożliwić zawarcie małżeństwa.

Małżeństwo można zawrzeć nie wcześniej niż miesiąc po złożeniu oświadczeń. Oświadczenie ważne jest przez 6 miesięcy, co oznacza, że do pół roku narzeczeni powinni zawrzeć małżeństwo - po tym terminie muszą złożyć nowe oświadczenia.

ŚLUB KONKORDATOWY

Urząd Stanu Cywilnego wydaje zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.

W celu uzyskania zaświadczenia wymaganego do zawarcia małżeństwa przed duchownym – konieczna jest wizyta w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego obojga narzeczonych, nie wcześniej jednak niż na 6 miesięcy przed planowaną datą ślubu. Zaświadczenie to można uzyskać w każdym Urzędzie Stanu Cywilnego, bez względu na miejsce zamieszkania czy też planowane miejsce zawarcia małżeństwa.

Narzeczeni zgłaszają się osobiście do wybranego Urzędu Stanu Cywilnego i składają oświadczenia o tym, że nie istnieją między nimi przewidziane polskim prawem przeszkody małżeńskie. Następnie kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wydaje zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (2 egzemplarze) oraz formularz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego (3 egzemplarze). Dokumenty te, narzeczeni dostarczają do kościoła, w którym zamierzają zawrzeć małżeństwo.

Wymagania:

• Osobiste stawiennictwo narzeczonych w dowolnym USC
• Dokumenty tożsamości osób zamierzających zawrzeć małżeństwo (dowód osobisty lub paszport)
• Dokumenty w przypadkach szczególnych
• Cudzoziemiec nieznający języka polskiego składa zapewnienie w obecności tłumacza (udział tłumacza zapewniają osoby składające oświadczenie)

Opłaty:

Wydanie zaświadczenia do ślubu konkordatowego jest zwolnione z opłaty skarbowej.

Opłacie podlega natomiast sporządzenie aktu małżeństwa – 84,00 zł.

Uwaga! Jeżeli ślub odbędzie się poza Gminą Szczurowa, opłaty skarbowej należy dokonać na konto gminy, na terenie której dojdzie do zawarcia małżeństwa.

Po upływie około tygodnia od zawarcia związku małżeńskiego należy zgłosić się do wybranej placówki USC w celu odbioru odpisu skróconego aktu małżeństwa.

Wniosek w sprawie wymiany dowodu osobistego z powodu zmiany nazwiska należy złożyć w dowolnym urzędzie gminy.

TRANSKRYPCJA ZAGRANICZNYCH AKTÓW

Akty stanu cywilnego dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów, które zaszły za granicą, mogą być przeniesione do polskiego rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.
Wniosek możesz złożyć do wybranego kierownika USC. Rejestr stanu cywilnego jest rejestrem centralnym prowadzonym przez ministra właściwego ds. informatyzacji w systemie teleinformatycznym.

Jeśli chcesz ubiegać się o dokonanie transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego:

Dokonaj opłaty skarbowej w kwocie 50,00 zł za transkrypcję, opłata może ulec zwiększeniu w związku z uzupełnianiem bądź prostowaniem aktu.

Jeśli chcesz dokonać transkrypcji:

• urodzenia – wypełnij wniosek o transkrypcję aktu urodzenia – pobierz
• małżeństwa - wypełnij wniosek o transkrypcję aktu małżeństwa - pobierz
• zgonu - wypełnij wniosek o transkrypcję aktu zgonu - pobierz

Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego zabierając ze sobą wymagane dokumenty.

Usługi tej nie możesz załatwić drogą elektroniczną.

Kogo dotyczy?

Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz:

• jej przedstawiciela ustawowego (rodzic w przypadku małoletniego dziecka), 
• osoby, która wykaże interes prawny w transkrypcji (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu),
• osoby, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon. 

Wymagane dokumenty:

• Wniosek.
• Zagraniczny dokument stanu cywilnego wraz z jego urzędowym przekładem na język polski. 
• Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do okazania, w przypadku osobistej wizyty w urzędzie).
• Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za przeniesienie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.

Realizacja:

Po dokonaniu transkrypcji otrzymasz odpis zupełny aktu stanu cywilnego. 

Kierownik USC może odmówić dokonania transkrypcji, jeśli: do transkrypcji przedłożysz dokument, który:

• nie jest dokumentem stanu cywilnego,
• nie jest dokumentem urzędowym wydanym przez właściwy organ,
• budzi wątpliwości co do autentyczności lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie (np. poświadczenie danych osobowych, zamieszkania), małżeństwo (np. zaświadczenie o rozwodzie, dokument pamiątkowy) lub zgon (np. świadectwo kremacji),
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej,
• chcesz dokonać transkrypcji aktu stanu cywilnego innej osoby, ale nie wykażesz interesu prawnego lub faktycznego w przypadku zgonu.

W przypadku odmowy dokonania transkrypcji dostaniesz decyzję administracyjną o odmowie, od której możesz się odwołać.

Informacje dodatkowe:

W przypadku transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa, który nie zawiera informacji o nazwisku noszonym przez ciebie, małżonka/kę oraz dzieci pochodzące z waszego małżeństwa, wpisz nazwisko w treści podania i podpisz się pod nim wraz z małżonkiem/ką. Jeżeli w twojej sprawie będzie działał pełnomocnik, wraz z pełnomocnictwem przekaż mu podpisane przez ciebie i małżonka/kę oświadczenie. Pełnomocnik może załatwić za ciebie sprawę, ale nie może złożyć w twoim lub małżonki/ka imieniu oświadczenia o wyborze nazwisk.

Do transkrypcji musisz wraz z wnioskiem przedłożyć oryginał zagranicznego odpisu aktu, względnie fotokopię potwierdzoną przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula.
Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty sporządzone w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. W państwach członkowskich Unii Europejskiej wydawane są wielojęzyczne standardowe formularze (tłumaczenia pomocnicze), które również mogą być wykorzystane do transkrypcji, jako urzędowy przekład treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego na język polski. Tłumaczenia takie możesz zamówić składając wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Nie musisz tłumaczyć odpisów aktów stanu cywilnego wydanych na druku wielojęzycznym sporządzonych zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r. 

Do podania możesz dołączyć pełnomocnictwo - w przypadku wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń lub pełnomocnika do prowadzenia sprawy.

Twoim pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu.

Jeżeli jesteś obywatelem polskim i posiadasz akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze sporządzone na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i chciałbyś/chciałabyś dokonać czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiegasz się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL, masz obowiązek dokonania transkrypcji.

Jeżeli transkrypcji aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik USC powiadamia osobę, której akt dotyczy, o transkrypcji. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci. 

Jeżeli transkrypcji aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik USC powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska. 

W przypadku, gdy nie znasz języka polskiego i chcesz załatwić sprawę osobiście, na tobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza. 

Zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, małżeństwo lub zgon, złożony wraz z wnioskiem o jego przeniesienie do polskiego rejestru stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji nie podlega zwrotowi. Na twój wniosek możemy zwrócić dokument, który przedkładasz do transkrypcji po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika USC, ale tylko wtedy, jeżeli nie masz możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.

Dokonując transkrypcji zgonu masz obowiązek zwrócić dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej (jeśli posiadała).